Vragen aan de feestzaal

Enkele posts terug had ik het reeds over het bezoeken van potentiele trouwlocaties, maar graag wil ik nog wat dieper in gaan op de punten waar je op moet letten en waar je om moet/kan denken om te vragen tijdens zo’n bezoek. Het zou jammer zijn om achteraf tot een onaangename verrassing te komen.

Daarom heb ik de belangrijkste vragen in deze post gebundeld om je het iets gemakkelijker te maken en geen dingen over het hoofd te zien.

Voor hoeveel gasten is er plaats?

Zoals al eerder gezegd is het belangrijk om van te voren ongeveer te weten hoeveel mensen je denkt uit te gaan nodigen. Niet alleen moet de zaal er groot genoeg voor zijn, maar de mensen van de feestlocatie willen vaak al een indicatie weten om te zien of je interessant bent voor hen en of ze iets met de prijs kunnen doen voor jullie. Hou ook rekening met een eventuele receptie en dat een diner aan tafel meer plaats in neemt. Kijk ook naar een eventuele mogelijkheid voor buitenlocatie.

Is de locatie goed bereikbaar?

Hou bij de keuze van de zaal ook rekening met mensen die niet uit de buurt komen. Kunnen zij het makkelijk vinden? Verwacht je mensen die met het openbaar vervoer gaan komen? Is er voldoende parkeerruimte voor de mensen die met de auto komen? Niet iedereen heeft een GPS of een goed richtingsgevoel. Het zou jammer zijn als mensen een stuk van je feest missen omdat ze verdwaald raken in moeilijke eenrichtingsstraatjes.

Kun je trouwen op de locatie?

Een leuk idee en het gebeurt tegenwoordig steeds vaker: een feestlocatie tijdelijk aanstellen als gemeentehuis. Wellicht een beetje overgewaaid uit de Verenigde Staten, maar dat maakt het niet minder leuk om te doen. Als jullie dit willen, vraag dan wel of dit mogelijk is en toegestaan is op de locatie van jullie keuze.

Wat is bij de prijs inbegrepen?

Zorg dat duidelijk is wat je krijgt als je zou besluiten voor een locatie te kiezen. Ben je verplicht om eventuele andere zalen ook te huren? Of kan hierin een ander feest gegeven worden tegelijk met jullie feest, hebben jullie dus de beschikking over het gehele complex? Kunnen jullie die mooie tuin die naast de zaal ligt ook gebruiken of is die privé?

Is er mogelijkheid tot overnachten in de buurt?

Voornamelijk van belang als jullie mensen uitnodigen die van ver moeten komen: zijn er hotels in de buurt? En niet onbelangrijk in zo’n geval te vragen: heeft de feestlocatie eventueel een overeenkomst met een hotel in de buurt waardoor kamers tegen een gereduceerde prijs gehuurd kunnen worden? Niet alleen makkelijk voor je gasten dus, maar ook voordelig! Bij sommige locaties krijgt het bruidspaar zelfs een gratis hotelsuite voor een nacht bij het geven van een feest.

Hoe zit het met de decoratie?

In sommige gevallen is decoratie van de zaal bij de prijs voor de catering inbegrepen, maar ga hier niet standaard van uit. Sommige feestzalen durven hier een aardige meerprijs voor te vragen. Denk bijvoorbeeld aan hoezen over de stoelen of een simpel bloemstukje op tafel. Deze dingen zijn soms zelfs verplicht om er bij te nemen. Als jullie zelf creatief willen zijn voor de aankleding van de zaal, vraag dan naar de mogelijkheden en hoe lang op voorhand jullie dit kunnen aanbrengen/installeren.

Past de locatie in jullie budget?

Vraag naar een gespecificeerd kostenoverzicht van wat een feest zou gaan kosten voor jullie. Zorg dat jullie specifieke wensen hier ook in opgenomen worden. Let ook altijd op of de prijzen inclusief dan wel exclusief BTW zijn. Zorg dat de dingen die je niet nodig hebt of niet wilt uit het kostenplan verwijderd worden voor een zo goed mogelijk beeld.

Kun je het eten uitproberen?

In sommige gevallen zit er een restaurant bij de locatie en kun je hier al een keer gaan eten om een indruk te krijgen van de kwaliteit van de keuken. Is dit niet het geval, vraag dan of je eens een keer mag komen proeven.

Hoe zit het met de catering?

Vraag na tot hoe lang de bar open is en of je verplicht bent een minimum bedrag te besteden aan drank. Om kosten te drukken zou je zelf eventueel voor wijn kunnen zorgen, maar vraag na of dit mogelijk is en of er eventueel een kurkrecht gevraagd wordt.

Ben je vrij in de keuze van muziek?

Als je graag je eigen DJ meebrengt of enkel een cd-tje luistert, dan is het slim om na te vragen of dit kan. Sommige zalen verplichten je tot hun huis-DJ en vaak zelfs tegen meerprijs. Vraag ook naar de regels met betrekking tot muziek. Is live-muziek toegestaan? Klagen de buren over het volume?


Tags: , , , , , , , , , , ,