Om te beginnen zou ik maximaal 5 zalen gaan bekijken. Indien mogelijk is het slim om een paar uitersten te nemen: een goedkope zaal wat wellicht wel iets is, maar waarvan je misschien nog twijfels hebt, maar ook een duurdere die in alles perfect lijkt. Zo krijg je een goede indruk van de verschillende mogelijkheden en aanbod.

Afspraak

Om een zaal te bezoeken kun je beter altijd een afspraak maken. Op die manier weet je zeker dat er iemand is om je te woord te staan, maar ook dat ze tijd voor je hebben. Bereid een aantal vragen voor die je graag beantwoord wilt hebben. Na het zien van de website en de brochure zijn er ongetwijfeld nog wel een aantal vragen onbeantwoord gebleven. Door deze vragen vast mee te nemen kom je geïnteresseerder over.

Vraag ook altijd na of het mogelijk is jullie feest te personaliseren. In brochures staan vaak een aantal standaard buffetvormen en menu’s, maar wellicht willen jullie een combinatie van sommige of iets aangepast zien. Vraag ernaar of dit mogelijk is en wat dit doet met de prijzen.

Als je dit wilt, maken ze van de zaal een prijsofferte. De meesten sturen dit na je bezoek per email toe. Zorg dus dat je je wensen goed duidelijk maakt, dan zal de offerte beter overeenstemmen met wat het uiteindelijk zal gaan kosten.

Monument

Tot slot nog even een tip: sommige trouwzalen staan op de monumentenlijst. Eens in het jaar wordt er een open monumentendag georganiseerd waarbij je gratis monumenten kunt gaan bekijken. Je raadt hem al: houdt dit in de gaten en je kunt heel eenvoudig meerdere zalen gaan bezichtigen op een dag, en dat zelfs zonder dat iemand je van alles wilt verkopen of op je in gaat  praten om toch maar voor hun zaal te kiezen. Een monumentendag maakt het bekijken vrijblijvend en leuk, maar er is toch altijd iemand aanwezig die je kunt aanspreken in geval van vragen.

Veel succes en plezier met de bezoeken!

Maar hoe kies je een mooie trouwzaal uit die tientallen bij jou in de buurt?

Lijst

Jullie zoektocht begint het beste op internet uiteraard. Veel feestzalen zijn eenvoudig te vinden via Google; andere heb je een gouden gids of andere verzamelgids voor nodig om op hun website te komen. Maak van alle zalen die je kunt vinden in je buurt een lijst. Zo kun je later gaan schrappen en zul je een lijstje met mooie zalen over gaan houden om daadwerkelijk te bezoeken. Zet achter elke zaal de afstand tot de zaal (gezien vanaf de plek waar de andere trouwactiviteiten plaats gaan vinden). Ook is het raadzaam om in het kort een eerste indruk van de zaal erbij te zetten. Na een tijdje kun je al snel het overzicht in de zalen kwijt raken en zo heb je al een aantal herkenningspunten.¬†Ga op dit punt nog niet schrappen in je lijst! Ik weet dat een eerste indruk vaak al veel doet, maar bedenk wel dat deze slechts gebaseerd is op wat foto’s en omschrijvingen op een website.

Brochures aanvragen

Start nu met het aanvragen van een informatie brochure voor elke zaal. De meeste websites hebben hun email adres of een contactformulier op de website staan. Zet altijd de geplande trouwdatum en het verwachte aantal personen in deze email. Mocht de zaal niet groot genoeg zijn voor jullie feest, dan krijg je hierover direct een reactie en kun je dus wel gaan schrappen op je lijst. De meeste zalen hebben een digitale informatiemap, sommige vragen je om de brochure te komen halen, maar doe dit alleen als je een heel goed gevoel al hebt van de zaal, of pas iets later als je begint met ook andere zalen te bezoeken.

In de brochures die je krijgt, staan vrijwel altijd de prijzen en de verschillende mogelijkheden. Je hebt dus een nog beter beeld gekregen van de zaal, maar hebt hiervoor nog niet veel actie hoeven ondernomen. Je kunt eventueel je indrukomschrijving iets aanpassen, eventueel ook op basis van hoe de brochure is opgesteld of hoe professioneel het (email)contact verloopt. Met de prijzen die je gekregen hebt, kun je de zalen nu gaan vergelijken.

Prijsvergelijking

Elke zaal heeft een eigen aanpak, eigen buffetvormen en eigen mogelijkheden. Vergelijken wordt dus vrij lastig. Toch is het volgens mij goed mogelijk om een (globale) prijsvergelijking van trouwzalen te maken. Na het maken van de voorlopige gastenlijst hebben jullie al wel een idee van het aantal gasten voor de receptie en voor het avondfeest. Gebruik dit aantal (rond even af voor het gemak) en kies bij elke zaal een zelfde productvorm, bijvoorbeeld een warm en koud buffet combinatie. Ook als dessert kies je eenzelfde vorm (bijvoorbeeld dessertenbuffet of enkel bruidstaart), dit doe je tevens voor de receptie: schuimwijn met fruitsap en 5 hapjes per persoon. Nu kun je voor elke zaal uitrekenen wat het daar zou kosten op basis van deze vaste waarden. Het is niet belangrijk of je dit ook daadwerkelijk zou nemen als je eenmaal voor die zaal zou gaan, maar het is belangrijk om de vergelijking consequent te houden. Tel een eventuele zaalhuur er wel bij op, want dit is een meerprijs waar je niet onder uit kunt komen bij enkele feestzalen. Het resultaat is dat je een goede prijsvergelijking kunt maken van de verschillende zalen. Rond de bedragen wel af op honderden euro’s, want het blijft natuurlijk een globale vergelijking.

Bezoeken

Als je alles in je overzicht hebt ingevuld, dan heb je dus een tabel gekregen waarin je kunt zien of een trouwzaal duur is ten opzichte van de anderen, hoe ver je er voor moet gaan en wat je eerste indruk was na het bekijken van de website en de brochure. Dit zijn voldoende gegevens om hieruit een stuk of vijf locaties te selecteren om deze ook echt te gaan bezoeken. Maak voor een bezoek altijd een afspraak anders heb je een grote kans voor een gesloten deur te komen. Bedenk voor elke zaal een aantal vragen die je graag beantwoord wilt hebben. Iets wat bijvoorbeeld niet duidelijk werd uit de website of de brochure. Maar later meer over waar je op moet letten bij het bezoeken van een trouwlocatie.