Daarom heb ik de belangrijkste vragen in deze post gebundeld om je het iets gemakkelijker te maken en geen dingen over het hoofd te zien.

Voor hoeveel gasten is er plaats?

Zoals al eerder gezegd is het belangrijk om van te voren ongeveer te weten hoeveel mensen je denkt uit te gaan nodigen. Niet alleen moet de zaal er groot genoeg voor zijn, maar de mensen van de feestlocatie willen vaak al een indicatie weten om te zien of je interessant bent voor hen en of ze iets met de prijs kunnen doen voor jullie. Hou ook rekening met een eventuele receptie en dat een diner aan tafel meer plaats in neemt. Kijk ook naar een eventuele mogelijkheid voor buitenlocatie.

Is de locatie goed bereikbaar?

Hou bij de keuze van de zaal ook rekening met mensen die niet uit de buurt komen. Kunnen zij het makkelijk vinden? Verwacht je mensen die met het openbaar vervoer gaan komen? Is er voldoende parkeerruimte voor de mensen die met de auto komen? Niet iedereen heeft een GPS of een goed richtingsgevoel. Het zou jammer zijn als mensen een stuk van je feest missen omdat ze verdwaald raken in moeilijke eenrichtingsstraatjes.

Kun je trouwen op de locatie?

Een leuk idee en het gebeurt tegenwoordig steeds vaker: een feestlocatie tijdelijk aanstellen als gemeentehuis. Wellicht een beetje overgewaaid uit de Verenigde Staten, maar dat maakt het niet minder leuk om te doen. Als jullie dit willen, vraag dan wel of dit mogelijk is en toegestaan is op de locatie van jullie keuze.

Wat is bij de prijs inbegrepen?

Zorg dat duidelijk is wat je krijgt als je zou besluiten voor een locatie te kiezen. Ben je verplicht om eventuele andere zalen ook te huren? Of kan hierin een ander feest gegeven worden tegelijk met jullie feest, hebben jullie dus de beschikking over het gehele complex? Kunnen jullie die mooie tuin die naast de zaal ligt ook gebruiken of is die privé?

Is er mogelijkheid tot overnachten in de buurt?

Voornamelijk van belang als jullie mensen uitnodigen die van ver moeten komen: zijn er hotels in de buurt? En niet onbelangrijk in zo’n geval te vragen: heeft de feestlocatie eventueel een overeenkomst met een hotel in de buurt waardoor kamers tegen een gereduceerde prijs gehuurd kunnen worden? Niet alleen makkelijk voor je gasten dus, maar ook voordelig! Bij sommige locaties krijgt het bruidspaar zelfs een gratis hotelsuite voor een nacht bij het geven van een feest.

Hoe zit het met de decoratie?

In sommige gevallen is decoratie van de zaal bij de prijs voor de catering inbegrepen, maar ga hier niet standaard van uit. Sommige feestzalen durven hier een aardige meerprijs voor te vragen. Denk bijvoorbeeld aan hoezen over de stoelen of een simpel bloemstukje op tafel. Deze dingen zijn soms zelfs verplicht om er bij te nemen. Als jullie zelf creatief willen zijn voor de aankleding van de zaal, vraag dan naar de mogelijkheden en hoe lang op voorhand jullie dit kunnen aanbrengen/installeren.

Past de locatie in jullie budget?

Vraag naar een gespecificeerd kostenoverzicht van wat een feest zou gaan kosten voor jullie. Zorg dat jullie specifieke wensen hier ook in opgenomen worden. Let ook altijd op of de prijzen inclusief dan wel exclusief BTW zijn. Zorg dat de dingen die je niet nodig hebt of niet wilt uit het kostenplan verwijderd worden voor een zo goed mogelijk beeld.

Kun je het eten uitproberen?

In sommige gevallen zit er een restaurant bij de locatie en kun je hier al een keer gaan eten om een indruk te krijgen van de kwaliteit van de keuken. Is dit niet het geval, vraag dan of je eens een keer mag komen proeven.

Hoe zit het met de catering?

Vraag na tot hoe lang de bar open is en of je verplicht bent een minimum bedrag te besteden aan drank. Om kosten te drukken zou je zelf eventueel voor wijn kunnen zorgen, maar vraag na of dit mogelijk is en of er eventueel een kurkrecht gevraagd wordt.

Ben je vrij in de keuze van muziek?

Als je graag je eigen DJ meebrengt of enkel een cd-tje luistert, dan is het slim om na te vragen of dit kan. Sommige zalen verplichten je tot hun huis-DJ en vaak zelfs tegen meerprijs. Vraag ook naar de regels met betrekking tot muziek. Is live-muziek toegestaan? Klagen de buren over het volume?

Om te beginnen zou ik maximaal 5 zalen gaan bekijken. Indien mogelijk is het slim om een paar uitersten te nemen: een goedkope zaal wat wellicht wel iets is, maar waarvan je misschien nog twijfels hebt, maar ook een duurdere die in alles perfect lijkt. Zo krijg je een goede indruk van de verschillende mogelijkheden en aanbod.

Afspraak

Om een zaal te bezoeken kun je beter altijd een afspraak maken. Op die manier weet je zeker dat er iemand is om je te woord te staan, maar ook dat ze tijd voor je hebben. Bereid een aantal vragen voor die je graag beantwoord wilt hebben. Na het zien van de website en de brochure zijn er ongetwijfeld nog wel een aantal vragen onbeantwoord gebleven. Door deze vragen vast mee te nemen kom je geïnteresseerder over.

Vraag ook altijd na of het mogelijk is jullie feest te personaliseren. In brochures staan vaak een aantal standaard buffetvormen en menu’s, maar wellicht willen jullie een combinatie van sommige of iets aangepast zien. Vraag ernaar of dit mogelijk is en wat dit doet met de prijzen.

Als je dit wilt, maken ze van de zaal een prijsofferte. De meesten sturen dit na je bezoek per email toe. Zorg dus dat je je wensen goed duidelijk maakt, dan zal de offerte beter overeenstemmen met wat het uiteindelijk zal gaan kosten.

Monument

Tot slot nog even een tip: sommige trouwzalen staan op de monumentenlijst. Eens in het jaar wordt er een open monumentendag georganiseerd waarbij je gratis monumenten kunt gaan bekijken. Je raadt hem al: houdt dit in de gaten en je kunt heel eenvoudig meerdere zalen gaan bezichtigen op een dag, en dat zelfs zonder dat iemand je van alles wilt verkopen of op je in gaat  praten om toch maar voor hun zaal te kiezen. Een monumentendag maakt het bekijken vrijblijvend en leuk, maar er is toch altijd iemand aanwezig die je kunt aanspreken in geval van vragen.

Veel succes en plezier met de bezoeken!

Maar hoe kies je een mooie trouwzaal uit die tientallen bij jou in de buurt?

Lijst

Jullie zoektocht begint het beste op internet uiteraard. Veel feestzalen zijn eenvoudig te vinden via Google; andere heb je een gouden gids of andere verzamelgids voor nodig om op hun website te komen. Maak van alle zalen die je kunt vinden in je buurt een lijst. Zo kun je later gaan schrappen en zul je een lijstje met mooie zalen over gaan houden om daadwerkelijk te bezoeken. Zet achter elke zaal de afstand tot de zaal (gezien vanaf de plek waar de andere trouwactiviteiten plaats gaan vinden). Ook is het raadzaam om in het kort een eerste indruk van de zaal erbij te zetten. Na een tijdje kun je al snel het overzicht in de zalen kwijt raken en zo heb je al een aantal herkenningspunten.¬†Ga op dit punt nog niet schrappen in je lijst! Ik weet dat een eerste indruk vaak al veel doet, maar bedenk wel dat deze slechts gebaseerd is op wat foto’s en omschrijvingen op een website.

Brochures aanvragen

Start nu met het aanvragen van een informatie brochure voor elke zaal. De meeste websites hebben hun email adres of een contactformulier op de website staan. Zet altijd de geplande trouwdatum en het verwachte aantal personen in deze email. Mocht de zaal niet groot genoeg zijn voor jullie feest, dan krijg je hierover direct een reactie en kun je dus wel gaan schrappen op je lijst. De meeste zalen hebben een digitale informatiemap, sommige vragen je om de brochure te komen halen, maar doe dit alleen als je een heel goed gevoel al hebt van de zaal, of pas iets later als je begint met ook andere zalen te bezoeken.

In de brochures die je krijgt, staan vrijwel altijd de prijzen en de verschillende mogelijkheden. Je hebt dus een nog beter beeld gekregen van de zaal, maar hebt hiervoor nog niet veel actie hoeven ondernomen. Je kunt eventueel je indrukomschrijving iets aanpassen, eventueel ook op basis van hoe de brochure is opgesteld of hoe professioneel het (email)contact verloopt. Met de prijzen die je gekregen hebt, kun je de zalen nu gaan vergelijken.

Prijsvergelijking

Elke zaal heeft een eigen aanpak, eigen buffetvormen en eigen mogelijkheden. Vergelijken wordt dus vrij lastig. Toch is het volgens mij goed mogelijk om een (globale) prijsvergelijking van trouwzalen te maken. Na het maken van de voorlopige gastenlijst hebben jullie al wel een idee van het aantal gasten voor de receptie en voor het avondfeest. Gebruik dit aantal (rond even af voor het gemak) en kies bij elke zaal een zelfde productvorm, bijvoorbeeld een warm en koud buffet combinatie. Ook als dessert kies je eenzelfde vorm (bijvoorbeeld dessertenbuffet of enkel bruidstaart), dit doe je tevens voor de receptie: schuimwijn met fruitsap en 5 hapjes per persoon. Nu kun je voor elke zaal uitrekenen wat het daar zou kosten op basis van deze vaste waarden. Het is niet belangrijk of je dit ook daadwerkelijk zou nemen als je eenmaal voor die zaal zou gaan, maar het is belangrijk om de vergelijking consequent te houden. Tel een eventuele zaalhuur er wel bij op, want dit is een meerprijs waar je niet onder uit kunt komen bij enkele feestzalen. Het resultaat is dat je een goede prijsvergelijking kunt maken van de verschillende zalen. Rond de bedragen wel af op honderden euro’s, want het blijft natuurlijk een globale vergelijking.

Bezoeken

Als je alles in je overzicht hebt ingevuld, dan heb je dus een tabel gekregen waarin je kunt zien of een trouwzaal duur is ten opzichte van de anderen, hoe ver je er voor moet gaan en wat je eerste indruk was na het bekijken van de website en de brochure. Dit zijn voldoende gegevens om hieruit een stuk of vijf locaties te selecteren om deze ook echt te gaan bezoeken. Maak voor een bezoek altijd een afspraak anders heb je een grote kans voor een gesloten deur te komen. Bedenk voor elke zaal een aantal vragen die je graag beantwoord wilt hebben. Iets wat bijvoorbeeld niet duidelijk werd uit de website of de brochure. Maar later meer over waar je op moet letten bij het bezoeken van een trouwlocatie.